Voorkom onmacht raad van toezicht bij voorgenomen ontslag zorgbestuurder

Als het nodig is, moet een raad van toezicht een bestuurder kunnen ontslaan. De statuten van zorginstellingen belemmeren dit vaak. Hierdoor kan de raad van toezicht buiten spel komen staan. Drie tips voor een governance-structuur die dit voorkomt.

Ontslag bestuurder vaak unaniem

Kortgeleden trok de positie van de bestuurder bij stichting Zorggroep Helmond de aandacht. De bestuurder keerde na een maand schorsing toch terug in zijn functie. Er was binnen de raad van toezicht die hem schorste geen overeenstemming over zijn ontslag. Hierop traden twee leden van de raad van toezicht af. Zoals bij veel stichtingen in de zorg was ook bij deze stichting unanimiteit binnen de raad van toezicht nodig om de bestuurder te kunnen ontslaan. Natuurlijk vergt het ontslag van een bestuurder alle zorgvuldigheid, waarover hierna meer bij tip 2. Maar als het echt moet, is het belangrijk dat het besluit ook genomen kan worden. Hoe zorg je hiervoor?

Bevoegdheid tot ontslag

Zorginstellingen moeten onder andere vanwege de Zorgbrede Governancecode (“ZbGc”) een raad van toezicht hebben. Is de zorginstelling een stichting, dan ligt de bevoegdheid om een bestuurder te ontslaan bij de raad van toezicht. Wordt de zorginstelling gedreven door een bv of coöperatie? Dan is de algemene vergadering van aandeelhouders respectievelijk de algemene ledenvergadering hiertoe bevoegd.

Tip 1: zorg voor passende statuten

De eis van unanimiteit werkt belemmerend bij het nemen van het besluit om een bestuurder te ontslaan. Natuurlijk is zorgvuldige besluitvorming belangrijk, maar de wet of ZbGc eist geen unanimiteit. Wij adviseren daarom een besluit tot ontslag met een buitengewone meerderheid te laten nemen. Denk bijvoorbeeld aan 2/3de van de stemmen binnen de raad van toezicht. Als de stemmen staken, kan in de statuten aan de voorzitter een doorslaggevende stem worden toegekend. Voor een zorginstelling in de vorm van een B.V. of coöperatie adviseren wij om in de statuten het recht van ontslag ook toe te kennen aan de raad van commissarissen. Dit betekent dat er dan twee organen zijn die kunnen ingrijpen: de algemene vergadering én de raad van commissarissen. Reden hiervoor is dat bij zorginstellingen in de vorm van een B.V. de bestuurder regelmatig één van de aandeelhouders is of zelfs de enige. Dat bemoeilijkt dan natuurlijk een ontslag door de algemene vergadering van aandeelhouders. Om het draagvlak binnen de B.V. voor het ontslagbesluit te vergroten, adviseren wij te bepalen dat de raad van commissarissen alleen kan besluiten tot ontslag nadat er met de algemene vergadering is overlegd.

Tip 2: handel zorgvuldig bij voorgenomen ontslag bestuurder

Als het ontslag van een bestuurder overwogen wordt, dan is het voor de raad van toezicht belangrijk om zorgvuldig te handelen. Dit kan je bereiken door onder meer de volgende stappen te zetten: - Nodig de bestuurder uit om zijn of haar verhaal te doen; - Instrueer een onafhankelijke partij om onderzoek te doen als er aanwijzingen zijn dat de bestuurder onregelmatig heeft gehandeld; - Zorg voor hoor en wederhoor; - Vraag het advies van eventuele overige bestuurders; - Informeer de ondernemingsraad en de cliëntenraad over het voorgenomen ontslag en eventuele benoeming; - Als het de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden betreft: zorg ervoor dat de ondernemingsraad advies kan uitbrengen; - Vraag de cliëntenraad om advies; dit is in ieder geval noodzakelijk bij de benoeming van een vervangende bestuurder; en - Check de statuten van de zorginstelling om te zien of er nog bijzondere acties nodig zijn. Deze lijst is vanzelfsprekend niet volledig omdat elke situatie anders is. Bovendien is het goed om te bedenken dat het ontslag van de bestuurder mogelijk ook nog arbeidsrechtelijke gevolgen heeft. Check dus de eventuele arbeidsovereenkomst of managementovereenkomst en vraag indien nodig advies over de consequenties voor het geval de raad van toezicht overgaat tot ontslag.

Tip 3: spelregels bij schorsing bestuurder

In geval van een acute situatie waarbij de bestuurder in opspraak raakt, is het in de praktijk gebruikelijk om een bestuurder eerst te schorsen voordat hij of zij wordt ontslagen. Hierdoor kan de raad van toezicht ook alle stappen zetten die van belang zijn, zie tip 2. Zorg ervoor dat de statuten van de zorginstelling het mogelijk maken dat ook de raad van commissarissen kan schorsen als deze bevoegdheid primair ligt bij de algemene vergadering (dus bij een B.V. of coöperatie). Ook voor dit besluit adviseren wij een bijzondere meerderheid en geen unanimiteit. In de casus van Zorggroep Helmond leek het erop alsof de schorsing van één maand niet genoeg was om tot een gedegen oordeel te komen of de bestuurder moest worden ontslagen. Vooral in situaties dat er onderzoek nodig is naar het handelen van de bestuurder, is het handig als een schorsing langer kan duren dan één maand. Een maand zal bovendien in de meeste gevallen te krap blijken voor een zorgvuldige afstemming met de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Wij adviseren daarom in de statuten te bepalen dat de schorsing van een bestuurder maximaal drie maanden kan duren.