Privacy- en cookieverklaring
1. Inleiding
In deze Privacy- en cookieverklaring kunt u informatie vinden over of, hoe en waarom Kennedy Van der Laan N.V. (“KVdL” of “wij”) uw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt. Deze Privacy- en cookieverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt wanneer u gebruik maakt van onze diensten, onze evenementen bezoekt, onze websites bezoekt (www.kvdl.com, www.rechtindezorg.nl en www.mediareport.nl) of op andere wijze met ons communiceert of in contact bent.
Wij maken bij het aanbieden van onze websites gebruik van cookies en soortgelijke technologieën (hierna gezamenlijk: “cookies”). Wij informeren u in deze Privacy- en cookieverklaring ook over wat cookies zijn, hoe wij cookies op onze websites gebruiken en hoe u deze cookies kunt beheren.
2. Rol van KVdL
In zijn algemeenheid zijn wij verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat we bepaalde wettelijke taken en verantwoordelijkheden hebben voor onze verwerkingsactiviteiten. Deze Privacy- en cookieverklaring dient om u te informeren over hoe wij aan onze taken en verantwoordelijkheden voldoen. Voor alle duidelijkheid hebben we deze Privacy- en cookieverklaring onderverdeeld in verschillende onderdelen, elk met een vraag. Ga naar de relevante vraag hieronder voor meer informatie.
3. Hoe ontvangt of verzamelt KVdL uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens op een aantal manieren. We zullen persoonsgegevens ontvangen tijdens het aanbieden en uitvoeren van onze juridische diensten, wanneer u ons als klant aanneemt of anderszins contact met ons opneemt. Bovendien kunnen persoonsgegevens verzameld worden wanneer u onze website bezoekt, zich registreert voor een evenement of zich abonneert op onze nieuwsbrief.
4. Voor welke doeleinden verwerkt KVdL welke persoonsgegevens op welke juridische gronden?
a. Cliënten
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van cliënten verwerken:
• contactinformatie: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• communicatie: brieven en e-mailberichten met contactpersonen;
• opdrachtinformatie: informatie over de juridische dienstverlening aan onze cliënten en informatie over de inhoud van de zaak;
• declaratie-informatie: gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
• overige: andere gegevens, waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht.
Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:
1. onze juridische diensten te leveren;
2. het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen;
3. het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden daarvan;
4. het voeren van (gerechtelijke) gedingen;
5. het uitoefenen van accountantscontrole dan wel andersoortige controle, en/of
6. de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
1. de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met onze cliënten (doelen 1-5);
2. de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen (doelen 4-6);
3. de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens persoonsgegevens het gaat (doelen 1-3 en 6).
b. Sollicitanten
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:
• contactinformatie: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• gegevens die door de betrokkene zijn verstrekt waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht alsmede gegevens betreffende opleidingen, voorafgaande dienstbetrekkingen en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie;
• overige gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:
1. de geschiktheid van de sollicitant te beoordelen;
2. de interne beveiliging, en/of
3. de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
1. de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst (precontractuele afspraken) met de sollicitant (doelen 1-2);
2. de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen (doelen 1-3);
3. de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (doelen 1-3).
c. Leveranciers
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van leveranciers verwerken:
• contactinformatie: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• communicatie: brieven en e-mailberichten met contactpersonen;
• opdrachtinformatie: informatie over de dienstverlening van onze leveranciers;
• overige: (in sommige gevallen) verklaring omtrent gedrag en gegevens van identiteitsbewijs en gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:
1. het inkopen van goederen en/of diensten;
2. het voeren van een (betalings-)administratie en het doen van betalingen;
3. het voeren van (gerechtelijke) gedingen;
4. het uitoefenen van accountantscontrole dan wel andersoortige controle, en/of
5. de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
1. de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met onze leveranciers (doelen 1-2);
2. de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen (doelen 2, 4 en 5);
3. de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (doelen 1-5).
d. Derden
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van derden verwerken:
• contactinformatie: naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoon- en faxnummer, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere bedrijfs- en contactinformatie;
• communicatie: brieven en e-mailberichten afkomstig van of bestemd voor derden;
• overige: gegevens die we van cliënten of derden krijgen of uit een openbare bron voor de behandeling van een zaak.
Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:
1. communicatiedoeleinden, zoals het onderhouden van contacten en het informeren over onze diensten;
2. interne beheeractiviteiten, zoals het voeren van een (betalings-)administratie en het doen van betalingen;
3. het aanbieden en uitvoeren van onze juridische dienstverlening aan cliënten, zoals het voeren van (gerechtelijke) gedingen;
4. toegangscontrole en beveiliging van onze kantoorpanden en websites, en/of
5. de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
1. de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met onze leveranciers (doel 1);
2. de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen (doelen 2-5);
3. de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (doelen 1-5).
e. Websitegebruikers / bezoekers
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van websitegebruikers / bezoekers verwerken:
• contactinformatie (bij inschrijving nieuwsbrief of deelname enquête): voornaam, achternaam, e-mailadres, ‘werkzaam in industrie?’, ‘functiegroep’;
• door de websitegebruiker / bezoeker verstrekte antwoorden bij het deelnemen aan een enquête.
• communicatiegegevens: technische gegevens van de apparatuur die wordt gebruikt om de website te bezoeken, zoals IP-adres (privacy-vriendelijk ingesteld), MAC-adres en de gebruikte software;
• technische gegevens (afhankelijk van de ingestelde cookievoorkeuren): het surfgedrag op onze websites, waaronder muis- en klikgedrag en de duur en tijd van het bezoek op de websites;
Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:
1. relevante informatie te bieden, zoals nieuwsbrieven, juridische updates en uitnodigingen voor evenementen, de antwoorden uit een ingevulde enquête te gebruiken en/of delen en om in contact te komen met een websitegebruiker / bezoeker;
2. onze websites naar behoren te kunnen laten functioneren, en/of
3. onze marketingactiviteiten zo goed mogelijk in te richten en ons aanbod en onze informatie op de websites hierop aan te passen.
De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
1. toestemming van de betrokkene (doel 1);
2. de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (doelen 2-3).
5. Cookies
5.1 Wat zijn cookies?
Een cookie is een klein tekstbestandje dat door het bezoeken van websites wordt opgeslagen op uw apparaat. Cookies kunnen geraadpleegd worden via uw webserver of uw apparaat.
Wij kunnen cookies op uw apparaat plaatsen als beheerder van de websites. Deze cookies worden 'first party' cookies genoemd. Sommige cookies kunnen ook op uw apparaat worden geplaatst door andere partijen, zoals onze adverteerders of partijen die cookies plaatsen om bepaalde content op onze websites te tonen (bijvoorbeeld video’s). Deze cookies worden 'third party' cookies genoemd.
Deze Privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op het gebruik van cookies door derde partijen. We kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw (persoons)gegevens omgaan en zijn daar dan ook niet verantwoordelijk voor. Voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met uw (persoons)gegevens verwijzen we naar het privacybeleid van deze derde partijen (zie hierna).
5.2 Soorten cookies
Op onze websites kunnen de volgende functionele, analytische en tracking cookies of soortgelijke technieken worden gebruikt:
Hieronder is een link naar het privacy- en/of cookiebeleid opgenomen van de derde partijen die analytische en/of tracking cookies via onze websites plaatsen. We raden u aan dit beleid goed door te lezen.
Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze websites gebruiken. Voor dit doel worden cookies geplaatst. Deze informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze websites gebruikt worden, om rapporten over de websites aan ons te kunnen verstrekken. Wij hebben Google Analytics privacy-vriendelijk ingesteld. Onder meer wordt het IP-adres gepseudonimiseerd voordat dit gegeven wordt verzonden aan Google. Daarnaast hebben wij met Google een verwerkersovereenkomst gesloten op grond waarvan het Google niet is toegestaan deze gegevens aan derden te verstrekken of voor andere Google-diensten in te zetten. De maximale bewaartermijn van de cookies die middels deze dienst worden gebruikt is door ons ingesteld op 24 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van jouw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen. Indien u hiertoe toestemming heeft gegeven op de website wordt ook een trackingcookie geplaatst met de naam ‘NID’. Dit NID-cookie bevat een unieke ID die Google gebruikte om uw voorkeuren en andere informatie te onthouden, zoals uw voorkeurstaal (bijv. Nederlands), hoeveel zoekresultaten u per pagina wilt laten zien (bijv. 10 of 20) en of u al dan niet wilt dat het SafeSearch-filter van Google is ingeschakeld.
Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google en het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Zie hier voor meer informatie over de opt-out regeling van Google.
5.3 In- en uitschakelen van cookies
In uw browser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt toegestaan wanneer u ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw webbrowser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw webbrowser raadplegen.
6. Wanneer deelt KVdL mijn persoonsgegevens met derden?
Wanneer u onze diensten of websites gebruikt, kunnen we sommige van uw persoonsgegevens delen met derden. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om de overeenkomst waarbij u partij bent goed uit te kunnen voeren of omdat een wettelijke verplichting op ons rust om uw persoonsgegevens te delen. Wanneer we uw persoonsgegevens delen met derden, die namens ons persoonsgegevens verwerken (verwerkers), zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens conform de AVG en deze Privacy- en cookieverklaring beschermd worden door de verwerkersovereenkomsten die wij met onze derden hebben gesloten.
Hieronder lichten wij per betrokkene toe met welke derden de persoonsgegevens kunnen worden gedeeld:
a. Cliënten
• leveranciers (zoals externe vertaalbureaus, deurwaarders of andere ingeschakelde experts bij de uitvoering van onze dienstverlening);
• betrokken partijen bij onze dienstverlening, zoals juridische professionals, rechters, wederpartijen, en/of
• als toestemming is gegeven door de betrokkene of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.
b. Sollicitanten
• leveranciers (zoals het assessmentbureau dat onze assessments aanbiedt);
• referenten die in de sollicitatiebrief of C.V. zijn genoemd ter verificatie van de competenties van een sollicitant, en/of
• als toestemming is gegeven door de betrokkene of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.
c. Leveranciers
• betrokken partijen bij de samenwerking, zoals incassobureaus of – in het geval van een geschil – juridische professionals, rechters, wederpartijen, en/of
• als toestemming is gegeven door de betrokkene of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.
d. Derden
• leveranciers (zoals externe vertaalbureaus, deurwaarders of ingeschakelde experts bij de uitvoering van onze dienstverlening);
• betrokken partijen bij onze dienstverlening, zoals cliënten, juridische professionals, rechters, wederpartijen, en/of
• als toestemming is gegeven door de betrokkene of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.
e. Websitegebruikers / bezoekers
• leveranciers (zoals de partij die de gebruikersstatistieken van onze websites bijhoudt);
• als toestemming is gegeven door de betrokkene of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.
Onze websites bevatten ook links naar websites van derden. Als u op deze links klikt, verlaat u onze website. Onze Privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden: wij hebben immers geen invloed op de wijze waarop deze derden met uw persoonsgegevens omgaan. Wij kunnen daarom geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de manier waarop deze websites uw persoonsgegevens gebruiken. U gebruikt deze websites op eigen risico. Raadpleeg het privacybeleid van deze websites voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met uw persoonsgegevens.
7. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor sommige van de hierboven gespecificeerde doeleinden kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan organisaties die zich buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") bevinden. Enkele samenwerkingspartners (sub-verwerkers) van onze ICT-leverancier zijn bijvoorbeeld gevestigd in de VS, waardoor verstrekking van uw persoonsgegevens buiten de EER plaatsvindt.
In dergelijke situaties zorgen wij voor passende waarborgen die in overeenstemming met de AVG een toereikend niveau van bescherming bieden voor uw rechten en vrijheden als betrokkene. Dit doen wij bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten voor gegevensoverdracht, of door uw persoonsgegevens enkel door te geven aan derden die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau waarborgen, zoals derden die onderdeel uitmaken van het EU-VS Privacy Shield Framework. Via de hieronder genoemde contactgegevens kunt u indien gewenst een kopie van de bestaande modelcontracten opvragen.
8. Welke veiligheidsmaatregelen neemt KVdL om mijn persoonsgegevens te beschermen?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen die in overeenstemming met de AVG uw persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, waaronder door ervoor te zorgen dat:
• de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens is gewaarborgd en de integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens zal worden gehandhaafd;
• personeel is getraind in informatiebeveiligingsvereisten, en
• uw persoonsgegevens zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.
9. Hoe lang bewaart KVdL uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan nodig is om de in deze Privacy- en cookieverklaring beschreven doeleinden te vervullen.
Het kan echter voorkomen dat we uw persoonsgegevens langer moeten bewaren, omdat dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld in het geval van onze boekhouding: bepaalde persoonsgegevens moeten gedurende een periode van minimaal 7 jaar na het einde van een fiscaal boekjaar worden bewaard. Ook is het, op advies van de Orde van Advocaten, nodig dat we sommige van uw persoonsgegevens in onze dossiers maximaal 20 jaar bewaren voor archiveringsdoeleinden. Als sprake is van een (te verwachten) geschil of (gerechtelijke) procedure mogen wij uw persoonsgegevens eveneens langer bewaren.
10. Wat zijn uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die KVdL verwerkt?
U heeft als betrokkene een aantal rechten die u kunt uitoefenen in het kader van onze verwerking van uw persoonsgegevens:
a. recht van informatie over de persoonsgegevens die we van u verwerken;
b. recht van inzage in uw verwerkte persoonsgegevens;
c. recht op rectificatie van uw persoonsgegevens;
d. recht op het wissen van uw persoonsgegevens;
e. recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
f. recht op gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens aan een door u aan te wijzen organisatie in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
g. recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, en
h. recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te herroepen.
Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via de in paragraaf 10 genoemde contactgegevens. Om u te kunnen identificeren, ontvangen we graag een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit, waarbij de (pas)foto en het BSN zijn gemaskeerd. Zodra we uw identiteit hebben gecontroleerd, verwijderen we de kopie. Houd er rekening mee dat uw rechten in sommige gevallen niet absoluut zijn en dat we mogelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen.
11. Hoe kunt u KVdL bereiken voor vragen of klachten?
Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, stuur dan een e-mail naar privacy@kvdl.com. We helpen u graag. Als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Voor meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens raadpleeg onze AVG pagina of de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van onze hoofdvestiging zijn Molenwerf 16, 1014 BG Amsterdam, Nederland, telefoon +31 20 5506 666.
12. Wat is het beleid van KVdL om deze verklaring aan te passen?
Deze Privacy- en cookieverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 februari 2019 en vervangt onze vorige Privacy- en cookieverklaring. Als we in de toekomst wijzigingen aanbrengen in deze Privacy- en cookieverklaring, zullen we de aangepaste Privacy- en cookieverklaring op onze websites plaatsen. In geval van wijzigingen die betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, zullen we ons best doen om hen hierover direct te informeren. Alle wijzigingen worden van kracht zodra de Privacy- en cookieverklaring is geplaatst op de websites.