Geldt de geheimhoudingsplicht van de notaris bij de registratie van een bestuurswissel en zo ja, hoever reikt deze?
Deze zaak betreft een klacht tegen een notaris die een bestuurswissel heeft ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De bestuurswissel vond plaats bij een vennootschap waarvan 40% van de aandelen in bezit was van een BV. In november 2017 werden twee bestuurders van de vennootschap ontslagen en vervangen. Kort daarna werden twee grote bedragen als dividend van de vennootschap naar de BV overgemaakt. De BV gaf de notaris opdracht om de bestuurswissel te registreren.
Als de advocaat van de vennootschap informatie opvraagt bij de notaris over de wijzigingen die hij heeft doorgevoerd in het Handelsregister, beroept de notaris zich op zijn geheimhoudingsplicht omdat hij handelde in opdracht van de BV.
De klagers betwisten in deze procedure het beroep op geheimhouding en stellen ten eerste dat de notaris niet handelde in zijn functie als notaris. Volgens hen zou een inschrijving in het Handelsregister alleen als een notariële handeling gelden als deze is gekoppeld aan een ‘notariële hoofdzaak’. Het hof oordeelt echter dat het inschrijven van bestuurders in het Handelsregister op zichzelf een notariële taak is. De geheimhoudingsplicht is hierbij dus van toepassing.
Ten tweede stellen klagers dat zij geen derden zijn, maar als cliënt of opdrachtgever gezien moeten worden, aangezien de registratie in het Handelsregister in het belang van de vennootschap zelf is. Het hof oordeelt echter dat de geheimhoudingsplicht voor iedereen geldt. Zelfs als twee bestuurders van dezelfde vennootschap twee losse opdrachten verstrekken, mag de notaris vanwege de geheimhoudingsplicht geen informatie tussen hen delen. Aangezien de BV de enige opdrachtgever was, worden de klagers in dit geval als derden beschouwd ten aanzien van de geheimhoudingsplicht.
Ten derde stellen klagers dat de geheimhoudingsplicht zich niet uitstrekt tot de werkwijze van de notaris. De notaris zou veel gedetailleerder en preciezer uiteen moeten zetten wat hij heeft geverifieerd en hoe hij dat gedaan heeft. Het hof oordeelt dat bij de beoordeling van de vraag of de notaris zijn werk voldoende heeft toegelicht de norm kan worden toegepast die met name in zaken over de beoordeling van de wilsbekwaamheid van een erflater wordt toegepast: “het is voor een notaris zeer wel mogelijk de gang van zaken die heeft geleid tot het tot stand komen van een akte en de wijze waarop hij zich een oordeel heeft gevormd over de wilsbekwaamheid van een cliënt uiteen te zetten, zonder zijn geheimhoudingsplicht te schenden”. Toepassing van deze norm leidt in deze zaak tot het oordeel dat de notarissen hun werkwijze voldoende hebben toegelicht.
De notaris handelt bij de in- en uitschrijving van bestuurders in het Handelsregister dus in de hoedanigheid van notaris, waardoor de geheimhoudingsplicht jegens iedereen behalve de cliënt-opdrachtgever geldt. Bij de beoordeling van de reikwijdte van deze geheimhoudingsplicht kan de norm die met name wordt toegepast in zaken over de beoordeling van de wilsbekwaamheid van een erflater worden toegepast. De notaris kan (in beginsel dus alleen) zijn werkwijze uitleggen, zonder zijn geheimhoudingsplicht te schenden.
Klik hier voor de uitspraak: https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:GHAMS:2024:2014&showbutton=true&keyword=aansprakelijkheid&idx=33
