Risico’s bij het verlopen van de zittingstermijn van leden van de RvT

Als de leden van de Raad van Toezicht (RvT) van uw zorginstelling niet tijdig zijn herbenoemd kan dit leiden tot niet rechtsgeldig tot stand gekomen besluiten. Dit artikel beperkt zich tot zorginstellingen in de rechtsvorm van een stichting en de vraag hoe je kan voorkomen dat besluiten niet rechtsgeldig tot stand komen. Tot slot wordt ingegaan op de gevolgen bij een verlopen benoemingstermijn zonder actieve herbenoeming.

Benoeming van RvT leden van zorginstellingen

Leden van de RvT van zorginstellingen die zich aan de regels van de Zorgbrede Governancecode (ZbGc) houden, worden voor een periode van vier jaar benoemd. Zij kunnen maximaal twee keer voor een periode van vier jaar lid zijn van de RvT. Maar wat gebeurt er na het verlopen van een zittingsperiode van vier jaar?

Het gevolg van een verlopen zittingstermijn van RvT leden in een zorginstelling

Na verloop van de termijn van vier jaar zijn de RvT leden automatisch geen RvT lid meer. Om de leden voor een tweede termijn van vier jaar te (her)benoemen, moet uitdrukkelijk een herbenoemingsbesluit worden genomen. De benoeming kan nooit stilzwijgend plaatsvinden. Vindt herbenoeming voor de tweede termijn niet plaats, dan is dat voormalige lid na het verstrijken van de eerste zittingsperiode niet langer in functie.

Wat te doen als de leden van de RvT niet tijdig zijn herbenoemd?

Een ontbrekende herbenoeming van een RvT lid kan ongewenste gevolgen hebben. Hierin kunnen de volgende twee situaties worden onderscheiden:

• Besluiten van de RvT waarvan geen van de leden in functie is, komen niet tot stand;
• Besluiten van de RvT die niet voldoen aan de eisen als gesteld in de statuten, zijn vernietigbaar en kunnen bevestigd worden.

Om de geschetste situatie onder 1 te voorkomen is het van belang om hierin te voorzien in de statuten. Op grond van de ZbGc worden de RvT leden benoemd door de RvT. Als er onverhoopt geen RvT meer is (bijvoorbeeld omdat iedereen tegelijk is benoemd en dus door het verstrijken van de termijn niet meer in functie is), kan deze benoeming niet plaats vinden. U wilt voorkomen dat de statuten moeten worden gewijzigd zodat er alsnog leden van de RvT benoemd kunnen worden. Dit kan door in de statuten op te nemen dat als geen RvT leden bestaan, een derde (op voordracht van het bestuur) een RvT lid mag benoemen. Dit kan een gelieerde onderneming uit de groep, een brancheorganisatie of de cliëntenraad zijn. Een voorbeeld van de situatie onder 2: stel dat de statuten bepalen dat de RvT te allen tijde uit ten minste drie leden bestaat en dat een besluit tot benoeming van RvT leden door ten minste drie leden wordt genomen. Als twee RvT leden in functie zijn en unaniem voor het voorstel tot benoeming stemmen, is het besluit toch vernietigbaar. Bij statutenwijziging kan de beperkende bepaling die stelt dat een besluit tot benoeming van RvT leden door ten minste drie leden moet worden genomen worden verwijderd. Zo kan het benoemingsbesluit alsnog onaantastbaar worden als het na de statutenwijziging wordt bevestigd door een besluit van de RvT (bestaande uit drie personen). Hierdoor is de benoeming niet langer aantastbaar en is het besluit tot stand gekomen met ingang van de datum van het benoemingsbesluit. Let wel: deze oplossing werkt niet als de statuten bepalen dat de RvT besluit tot statutenwijziging (en niet slechts tot goedkeuring van het besluit van de Raad van Bestuur tot statutenwijziging) en dat dat besluit door ten minste drie leden moet worden genomen. Dan zal de rechter bij verzoekschrift moeten worden gevraagd een lid van de RvT te benoemen.

Voorkomen is beter dan genezen

Om te zorgen dat uw zorginstelling aan de eisen gesteld in de statuten en de ZbGc blijft voldoen (zoals een minimaal aantal leden van de RvT om rechtsgeldige besluiten te nemen) geef ik u de volgende tips:

• Wees alert op de benoemingstermijnen van RvT leden binnen uw zorginstelling.
• Stel een rooster van aftreden vast, zodat de RvT zich bewust is van de zittingstermijnen en RvT leden op tijd (her)benoemd of vervangen worden.
• Laat de zittingsduur van de leden niet allemaal gelijk lopen. Hiermee wordt voorkomen dat er bij gebrek aan tijdige herbenoeming niemand meer in functie is.
• Agendeer jaarlijks de (her)benoeming van RvT leden.

Om te voorkomen dat u voor nare verrassingen komt te staan raad ik u aan om het volgende te controleren:

• Zijn de zittende RvT leden van uw zorginstelling tijdig herbenoemd of vervangen?
• Heeft uw zorginstelling een rooster van benoeming/aftreden van RvT leden opgesteld?

Indien u vragen heeft kunt u contact opnemen met Fenna van Dijk of Sophie Morriën.