Wie mag hier eigenlijk de handtekening zetten?

In de dagelijkse praktijk van het ondernemingsrecht komt het vaker voor dan je denkt: een besluit wordt genomen of een contract wordt getekend, en pas achteraf wordt duidelijk dat de bevoegdheid daartoe ontbrak of het besluit juridisch rammelt.

In dit artikel bespreken we de kernvragen: wie is bevoegd om een besluit te nemen? Wie mag de vennootschap vertegenwoordigen? En wat zijn de gevolgen als het misgaat? Voor hoteliers en juristen met basiskennis van het vennootschapsrecht biedt dit artikel een toegankelijke, verdiepende inkijk in de besluitvorming en vertegenwoordiging binnen de B.V. en N.V.

De vennootschap kent meerdere organen met besluitvormende bevoegdheden: de algemene vergadering (AV), het bestuur en eventueel de raad van commissarissen (RvC). De verdeling van deze bevoegdheden is deels wettelijk vastgelegd en deels afhankelijk van de statuten of interne reglementen (zie o.a. art. 2:78a/189a BW).

Besluitvorming door de AV

De AV bij een B.V. of N.V. heeft een aantal dwingendrechtelijke bevoegdheden, zoals:

• het benoemen, schorsen en ontslaan van bestuurders;
• benoeming, schorsing en ontslag van minimaal 2/3 van de commissarissen;
• het wijzigen van de statuten van de vennootschap;
• het vaststellen van de jaarrekening;
• ontbinding van de vennootschap;
• emissie en intrekking van aandelen;
• inkoop en verkoop van aandelen.

De wet gaat in principe uit van besluitvorming in vergadering. Voor besluitvorming buiten vergadering moet aan aanvullende voorwaarden worden voldaan, waaronder (zie art. 2:238 BW):

1. alle vergaderingsgerechtigden moeten ermee instemmen;
2. de stemmen worden schriftelijk uitgebracht;
3. de bestuurders en commissarissen worden voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen.

Dat laatste kan in de praktijk nog wel eens over het hoofd worden gezien, maar is wel degelijk belangrijk.

In beginsel is een gewone meerderheid van stemmen voldoende om een besluit te nemen. Bij sommige besluiten is een versterkte meerderheid nodig, waarbij het ook nog zo kan zijn dat een bepaald percentage van de aandeelhouders in de vergadering aanwezig moet zijn (art. 2:230 BW, 2:96 BW, 2:99 BW).

Nietig versus vernietigbaar

Ten aanzien van het aantasten van besluiten, bestaat een belangrijk onderscheid tussen nietige en vernietigbare besluiten:

• Nietig (art. 2:14 BW): de rechtsgrond is – van rechtswege – aan het besluit komen te ontvallen. Voorbeelden:
  • het besluit is in strijd met de statuten of de wet;
  • het besluit is genomen door een orgaan dat daartoe niet bevoegd was;
  • een fundamenteel totstandkomingsvoorschrift is geschonden (zoals quorumvereisten);
  • het besluit is in strijd met de openbare orde of goede zeden (art. 3:40 BW).
• Vernietigbaar (art. 2:15 BW): het besluit is geldig totdat het vernietigd wordt. Gronden voor vernietiging zijn o.a.:
  • schending van procedurele voorschriften (zoals oproepingstermijnen);
  • strijd met redelijkheid en billijkheid (art. 2:8 BW);
  • strijd met interne reglementen (bijv. Corporate Governance Code);
  • wilsgebreken, benadeling of dwaling.

Herstelmogelijkheden

Bij nietigheid is herstel alleen mogelijk door bekrachtiging in specifiek bepaalde gevallen (art. 2:14 lid 2 en 3 BW). Zoals bij schending van een fundamenteel totstandkomingsvoorschrift dat achteraf alsnog kan worden vervuld (bijvoorbeeld een ontbrekende voorafgaande machtiging). Of wanneer de vennootschap een handeling had moeten verrichten wat niet is gebeurd, dan kan dit later alsnog worden bekrachtigd, binnen een redelijke termijn (art. 2:14 lid 3 BW).

Bij vernietigbaarheid is bevestiging mogelijk (art. 2:15 lid 6 BW), waarbij voor de bevestiging dezelfde vereisten gelden als voor het te bevestigen besluit. Daarbij geldt wel dat de bevestiging niet werkt zolang een tevoren ingestelde vordering tot vernietiging aanhangig is. Indien de vordering wordt toegewezen, geldt het vernietigde besluit als opnieuw genomen door het latere besluit, tenzij uit de strekking van dit besluit het tegendeel voortvloeit.

Een geldig besluit is iets anders dan een geldige vertegenwoordigingshandeling. Het vertegenwoordigen van de vennootschap – het zorgen voor externe binding – is een afzonderlijk vraagstuk.

In beginsel is het bestuur gezamenlijk en / of elke individuele bestuurder bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen (art. 2:130/240 BW).

Wel kunnen de statuten bepalen dat de bevoegdheid om te vertegenwoordigen – naast het bestuur als geheel – bestaat voor één of meer bestuurders, die samen handelen. Hierbij is sprake van externe werking. 

Beperkingen in de vertegenwoordigingsbevoegdheid

In het kader van het beperken van bevoegdheid tot vertegenwoordiging, kunnen verschillende soort beperkingen worden onderscheiden.

Zo bestaan er zakelijke beperkingen, waarbij statutair bijvoorbeeld kan worden bepaald dat een bestuurder slechts de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de vennootschap heeft, voor overeenkomsten tot een bedrag van 17.500 euro. Indien de bestuurder toch een overeenkomst boven dit bedrag aangaat, baat dat de vennootschap niet, omdat de vennootschap geen beroep kan doen op deze beperking ten aanzien van derde partijen – wat overigens niet wegneemt dat de bestuurder jegens de vennootschap gehouden kan zijn eventuele schade te vergoeden – (art. 2:240 lid 3 BW).

Overigens is een uitzondering op grond van het Bibolini-arrest (en de redelijkheid en billijkheid, HR 17 december 1982, NJ 1983/480) mogelijk, wanneer het overduidelijk was dat de betreffende derde op de hoogte was van de beperking van bevoegdheid tot vertegenwoordiging.

Ook kan er sprake zijn van een personele beperking, bijvoorbeeld dat – naast het gezamenlijke bestuur – een bepaalde bestuurder op grond van de statuten, de vennootschap alleen mag vertegenwoordigen samen met een andere bestuurder. Wanneer deze beperking als zodanig is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, kan deze worden ingeroepen tegen een derde, en wordt de vennootschap beschermd (art. 2:130/240 lid 2 BW jo. art. 25 lid 3 Handelsregisterwet).

Tot slot kan er ook sprake zijn van een wettelijke beperking in de bevoegdheid tot vertegenwoordiging, bijvoorbeeld wanneer ex art. 2:7 BW de statutaire doelstelling van de vennootschap wordt overschreden (een dwingende beperking met externe werking), of wanneer bijvoorbeeld aandelen worden uitgegeven, waarbij die bevoegdheid aan een ander orgaan dan de AV – die daartoe ex art. 2:206 lid 1 BW in beginsel bevoegd is, maar die bevoegdheid kan overdragen aan een ander orgaan – is toegewezen (dan moet bijvoorbeeld in de statuten worden gekeken welk orgaan bevoegd is om aandelen uit te geven).

Bestuurders moeten zich bij de uitvoering van hun taak richten naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming (art. 2:129/239 lid 5 BW). Wanneer een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, mag deze niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over dat onderwerp.

Als daardoor geen besluit kan worden genomen – bijvoorbeeld wanneer alle bestuurders een direct of indirect persoonlijk belang hebben – wordt het besluit genomen door de raad van commissarissen. Wanneer die niet is ingesteld, moet de Algemene Vergadering het besluit nemen, behalve wanneer de statuten dat anders bepalen (artikel 2:129/239 lid 6 BW).

De vraag of er sprake is van een tegenstrijdig belang en een bestuurder niet mee zou mogen doen aan de beraadslaging en besluitvorming over een bepaald onderwerp, is erg casuïstisch van aard. Wel zijn er aanknopingspunten te vinden in eerder gewezen, maar nog steeds relevante, rechtspraak (HR 29 juni 2007, JOR 2007/420 (Bruil) en HR 14 oktober 2011, NJ 2012/110 (M.E. Beheer)).

In de dagelijkse praktijk van het ondernemingsrecht komt het voor dat wordt aangenomen dat wanneer er een handtekening onder een overeenkomst is gezet, dat wel zal zijn gedaan door een daartoe bevoegde persoon. Niet altijd wordt gekeken of de besluitvorming daaraan voorafgaand kloppend is of dat de uitvoering – door middel van een vertegenwoordigingshandeling – juist is geschied.

Dit kan achteraf tot veel juridische discussie of problemen leiden. Soms zijn gebreken nog te herstellen – door bekrachtiging of bevestiging bijvoorbeeld – maar dat is niet altijd het geval.

Laat bij twijfel – maar beter gewoon als voorzorgsmaatregel – daarom vooral een specialist meekijken, indien het belang van de zaak dat rechtvaardigt.

Zo voorkom je dat een handtekening juridisch gezien slechts een pennenstreek in de marge blijkt. En laten we eerlijk zijn: niemand wil dat nadat de champagne soldaat is gemaakt, de fles helemaal niet ontkurkt had mogen worden…

Dit artikel is geschreven door Frans Langerak. Heeft u vragen of wilt u verder sparren over dit onderwerp? Neem gerust vrijblijvend contact met hem op.