Verplichte UBO-registratie

Vanaf 27 maart 2022 dient iedere in Nederland geregistreerde rechtspersoon zijn UBO te registreren in het handelsregister. Sinds 1 januari 2026 wordt de naleving hierop actief gehandhaafd. Mocht u twijfelen of de UBO-registratie van uw organisatie correct en volledig is, dan assisteren wij u hierbij graag.

Een UBO is de uiteindelijke belanghebbende van een vennootschap. Daarvan is sprake bij:

• het direct of indirect houden van meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang, dan wel de feitelijke zeggenschap. (Dit criterium wordt op grond van nieuwe Europese regelgeving vanaf 2027 aangescherpt naar: een belang van 25% of meer) 

Het is mogelijk dat een vennootschap geen UBO kent. Wanneer deze situatie zich voordoet, worden de natuurlijke personen die het statutair bestuur vormen van de vennootschap aangemerkt als pseudo-UBO. Indien het statutair bestuur een rechtspersoon is, wordt doorgekeken tot de uiteindelijk achterliggende natuurlijke persoon, waarbij het statutair bestuur van die rechtspersoon als pseudo‑UBO wordt aangemerkt (waarbij een pseudo‑UBO steeds een natuurlijke persoon is).

Hoe schrijft u een UBO in bij de KvK?

Een UBO kan op de volgende manieren worden ingeschreven bij de KvK:

1. Door middel van het invullen van het formulier op de website van de KvK (online).
2. Door middel van het invullen van het formulier en dit formulier per post te versturen naar de KvK (formulier 30).
3. Via een notaris.

Door de verplichte UBO-registratie worden gegevens van de UBO opgenomen in het UBO-register. Sinds een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie in 2022 is de toegang tot het register aanzienlijk beperkt, waardoor het UBO-register niet langer voor eenieder openbaar is.

De Wijzigingswet (2025) heeft de toegang tot het UBO-register beperkt tot de volgende groepen:

1. partijen waarvan op basis van de anti-witwasrichtlijn verplichte toegang moet worden geregeld, te weten: de bevoegde autoriteiten en Financial Intelligence Unit Nederland (FIU), de meldingsplichtige entiteiten in het kader van het cliëntenonderzoek dat zij op grond van de anti-witwasrichtlijn moeten verrichten en elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een legitiem belang kan aantonen;
2. partijen die toegang krijgen in het belang van de naleving van sancties en het toezicht en de handhaving daarop;
3. Bestuursorganen en rechtspersonen met een overheidstaak waarvoor het in verband met een wettelijke of Europeesrechtelijke verplichting of bevoegdheid noodzakelijk is om UBO’s te achterhalen; en
4. Partijen die staan ingeschreven in de UBO-registers, voor zover het hun eigen gegevens betreft.

Welke UBO-gegevens kunnen worden ingezien, hangt af van de partij die toegang heeft tot het UBO-register. Er wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende toegangsniveaus, waardoor niet iedere partij inzage heeft in dezelfde informatie.

• Toegangsniveau 1 en 2 bestaan uit Wwft organisaties zoals registeraccountants, advocaten en trustkantoren, en organisaties met een eigen UBO-registratie die slechts hun eigen gegevens kunnen inzien. Deze partijen hebben inzage in: de aard en omvang van het belang, naam, geboortemaand en jaar, woonland en nationaliteit.
• Toegangsniveau 3 bevat bevoegde autoriteiten zoals FIU Nederland, DNB, AFM, FIOD, Belastingdienst, politie en het OM. Deze partijen hebben ook inzage in aanvullende gegevens zoals: volledige geboortedatum, geboorteplaats, adres, BSN en documentatie waaruit het belang van de UBO blijkt. 

De registratieplicht wordt sinds 1 januari 2026 strenger en actiever gehandhaafd. De Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) houdt toezicht op de juistheid en volledigheid van UBO-registraties.  Het niet tijdig of het niet inschrijven van de UBO in de KvK, heeft als gevolg dat een sanctie kan worden opgelegd. Dit kan een bestuursrechtelijke sanctie of een strafrechtelijke sanctie zijn.

Bestuursrechtelijk

De bestuursrechtelijke sancties betreffen het opleggen van een last onder dwangsom en/of het opleggen van een bestuurlijke boete (met een maximum van EUR € 27.500.) 

Strafrechtelijk

Het niet voldoen aan de registratieverplichtingen of het aanleveren van onjuiste informatie is een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten en kan uiteindelijk leiden tot een gevangenisstraf, een taakstraf of een geldboete.