Het is geen geheim dat bij IT-projecten budget en planning geregeld overschreden worden. Maar wie is er eigenlijk verantwoordelijk als een IT-project daardoor faalt? Die vraag kwam aan de orde in een arrest van het Hof Arnhem-Leeuwarden van 10 mei 2022. Daarin wordt een IT-leverancier hard afgerekend op de door hem gewekte verwachtingen. Hoewel daarbij de concrete omstandigheden van dat geval (uiteraard) een rol speelden, bevat dit arrest belangrijke lessen voor de (IT) praktijk.
Achtergrond arrest
De zaak draait om een geschil tussen Columbus en Kabel-Zaandam. Zij gaan in mei 2012 een overeenkomst aan, met als doel het doorvoeren van verbeteringen die zijn neergelegd in een functionele eisen lijst (de “FEL”). Dit zal gebeuren door vervanging van de ERP-applicatie van Kabel-Zaandam door een door Columbus aangeboden oplossing (Microsoft Dynamics AX met door Columbus ontwikkelde add-ons). Uit de overeenkomst blijkt dat sprake is van een gezamenlijke inspanning, maar dat Columbus een begeleidende en adviserende rol heeft bij de besluitvorming over de inrichting van de ERP-applicatie. De FEL geldt daarbij als uitgangspunt. In de overeenkomst wordt de verwachting uitgesproken dat de doorlooptijd ongeveer 12 maanden zal zijn. De “Go Live” is gepland op 1 mei 2013.
Als het project medio mei 2015 nog niet is afgerond en Kabel-Zaandam sinds december 2014 de facturen van Columbus niet langer voldoet, komt het (na een paar brieven over een weer) tot een escalatie. Columbus start een procedure, waarin zij betaling vordert van de facturen. Zoals niet ongebruikelijk is in IT-procedures, wordt zij geconfronteerd met een reconventionele vordering van Kabel-Zaandam, die zich op het standpunt stelt dat Columbus tekort geschoten is in de nakoming van haar verplichtingen en dat zij het recht had haar betaalverplichtingen op te schorten en (uiteindelijk) de overeenkomst te ontbinden. Kabel-Zaandam vordert op die grond (in reconventie) onder meer terugbetaling van de door haar voldane facturen. In eerste aanleg worden de vorderingen van Columbus toegewezen en die van Kabel-Zaandam afgewezen. In hoger beroep pakt de zaak echter diametraal anders uit.
De kernvraag in hoger beroep: is Columbus tekortgeschoten in haar verplichtingen?
Kernvraag in hoger beroep is of Columbus tekort is geschoten in de nakoming van de overeenkomst. Om die vraag te beantwoorden onderzoekt het hof of de door Columbus gefactureerde werkzaamheden – in strijd met de norm van een redelijk handelend en redelijk bekwaam automatiseerder en in het licht van de doelstelling van de overeenkomst – beneden de maat zijn gebleven.
Deskundigenbericht; oordeel deskundige
Omdat voor het hof onvoldoende duidelijk is tot welk resultaat de werkzaamheden van Columbus hebben geleid en in hoeverre de gekozen projectstructuur en de wijze waarop partijen daaraan invulling hebben gegeven bijgedragen hebben aan de ontstane situatie, gelast het hof een deskundigenbericht. De door het hof aangewezen deskundige komt tot een glashard oordeel; Columbus schoot op de oorspronkelijke Go-Live datum (1 mei 2013) ernstig tekort en heeft die tekortkoming later niet voldoende hersteld.
Onvoldoende duidelijke afspraken over aanpassing bedrijfsprocessen door Kabel-Zaandam
Het hof volgt die conclusie. Het hof stelt in dat kader allereerst vast dat sprake was van een aanmerkelijke overschrijding van kosten (met 129%) en tijd. Columbus betoogt dat die vertraging en meerkosten zijn veroorzaakt doordat Kabel-Zaandam in strijd met de afspraken haar bedrijfsprocessen niet wilde aanpassen aan de standaardsoftware, maar vasthield aan de eisen uit de FEL. Die argumentatie gaat niet op, aldus het hof. Uit de overeenkomst blijkt niet (althans niet afdoende) dat partijen een dergelijke afspraak gemaakt hebben. Voor zover Columbus had willen overeenkomen dat Kabel-Zaandam steeds tot aanpassing aan de standaardsoftware bereid moest zijn als de overeenkomst niet uitdrukkelijk in maatwerk voorzag, en zij anders een excessieve overschrijding in tijd en kosten moest verwachten, had zij dat gelet op de expliciete wensen in de FEL duidelijk(er) tot uitdrukking had moeten brengen. Nu zij dit niet heeft gedaan hoefde Kabel-Zaandam de afspraken niet als zodanig te begrijpen en mocht zij verwachten dat Columbus – in ieder geval grotendeels – haar uitdrukkelijk geformuleerde eisen en wensen zou realiseren zoals zij had ingeschat, zo meent het hof.
Relevantie door Columbus uitgevoerde vooranalyse
Daarbij acht het hof relevant dat Columbus voor het sluiten van de overeenkomst een uitgebreide (betaalde) vooranalyse heeft uitgevoerd, zodat Columbus op basis daarvan een juiste calculatie en passend contractvoorstel kon maken. Als Columbus desondanks onvoldoende inzicht had in de processen en de FEL onvoldoende duidelijk was, had dit Columbus er volgens het hof van moeten weerhouden bij Kabel-Zaandam verwachtingen te wekken over de kosten en duur van het project. In ieder geval hoefde Kabel-Zaandam er niet van uit te gaan dat de ramingen qua tijd en budget zo flagrant zouden worden overschreden als hier is gebeurd. Daaraan doet niet af dat in de algemene voorwaarden is opgenomen dat de door Columbus gegeven indicaties niet bindend zijn en dat in principe werd gefactureerd op basis van nacalculatie, zo oordeelt het hof. Dit maakt niet dat Kabel-Zaandam aan de ramingen geen enkele gerechtvaardigde verwachting kon ontlenen.
Geen afstand van recht beroep op overeenkomst Kabel-Zaandam door herijking
Het hof overweegt verder dat voor de vraag of Columbus tekortschoot in de nakoming van de overeenkomst, de gehele contractperiode in aanmerking moet worden genomen. Daarbij blijven de oorspronkelijke afspraken van belang, ook al hebben partijen in de loop van het project de afspraken bijgesteld. Niet voldoende duidelijk is geworden waarom Kabel-Zaandam met het herijken van deze afspraken na de Go-Live datum afstand zou hebben gedaan van het recht zich te beroepen op de gerechtvaardigde verwachtingen die zij bij het aangaan van de overeenkomst had. Op het moment dat de nadere afspraken gemaakt werden, waren er al aanzienlijke (meer)kosten gemaakt en was de ingeschatte projectduur al uitgelopen. Mede om die reden mocht Columbus uit het feit dat Kabel-Zaandam (toen nog wel) bereid was nadere afspraken te maken om het project te laten slagen, niet begrijpen dat zij zich niet meer op de overeenkomst zou beroepen als slagen van het project – binnen redelijke grenzen in kosten en tijd – niet meer te verwachten zou zijn.
Opschorting en ontbinding gerechtvaardigd (ondanks eindpunt in zicht)
De conclusie van het hof luidt dat Columbus tekortschoot in haar verplichtingen, omdat de prestatie niet voldeed aan wat Kabel-Zaandam op basis van de overeenkomst mocht verwachten. Omdat ook de overige verweren van Columbus niet opgaan, mocht Kabel-Zaandam haar verplichtingen tot betaling van de facturen opschorten. Dat het eindpunt van het project in zicht was, doet daar niet aan af. Door alleen aan de afronding van het project door te willen werken als de werkzaamheden gefactureerd kunnen worden, heeft Columbus zelf in de hand gewerkt dat het nooit tot een afronding is gekomen. Van Kabel-Zaandam kon op dat moment, gelet op de buitenproportionele uitloop en excessieve overschrijding van het budget, redelijkerwijs niet worden verwacht dat zij door zou gaan met het betalen van de facturen, zo oordeelt het hof. Kabel-Zaandam mocht vervolgens de overeenkomst (nadat zij Columbus in gebreke had gesteld) ook ontbinden. De vorderingen van Columbus worden om die reden afgewezen en die van Kabel-Zaandam in belangrijke mate toegewezen. Een diametraal ander oordeel dan in eerste aanleg dus.
Lessen voor de praktijk
Het arrest van het hof past in de lijn van de jurisprudentie op het gebied van IT-projecten, waarin – al dan niet op basis van de zorgplicht – een grote mate van verantwoordelijkheid bij de IT-leverancier wordt gelegd. In het licht van die jurisprudentie is het voor IT-leveranciers van groot belang duidelijk te communiceren over wat een afnemer wel en juist niet mag verwachten (en andersom: wat de leverancier van de afnemer verwacht). Waar nodig moet de leverancier bovendien tijdens het project bijsturen. Doet een leverancier dat niet, dan loopt hij het risico dat hij niet alleen zijn facturen niet kan innen, maar ook aansprakelijk is voor de door de afnemer geleden schade.
Heeft u zelf te maken met een IT-geschil of een IT-project dat moeizaam loopt? Aarzel niet om contact op te nemen. We denken graag met u mee, ook als er nog geen sprake is van een geschil.
