Organisaties moeten steeds professioneler omgaan met compliance. Tegelijkertijd wordt er ook steeds meer gekeken naar de kosten en efficiëntie van de juridische afdeling. Deze afdeling moet haar zaken steeds slimmer gaan organiseren. Als we kijken naar hoe dit nu ingericht is, zien we nog weinig succesverhalen. Slimme juridische tools kunnen ingezet worden om de diensten makkelijker en toegankelijker te maken.
Vandaag de dag wordt er al veel gesproken over Legal Tech, maar in de praktijk zien we dat maar een beperkt aantal diensten het daadwerkelijk makkelijker maken voor mensen om met het recht om te gaan. Het is natuurlijk lastig om verandering teweeg te brengen, zeker in de juridische wereld. Daarnaast komt het ook doordat niet iedereen goede ervaringen heeft met online tools.
Ook vergt de inzet van technologie ook de nodige investeringen in tijd, geld, en in denkkracht. Dit terwijl er natuurlijk ook altijd een risico is dat de resultaten tegenvallen. Wanneer je probeert om een innovatieproject door te voeren om besparingen te realiseren, kan je dus wel eens je neus stoten. Vanuit dit besparingsidee komt ook de misvatting dat de inzet van tools leidt tot een soort ‘Ikea rechtsbijstand’, in tegenstelling tot de maatwerkdesignmeubelen die een advocaat of jurist zou afleveren. De inzet van technologie is meer een manier om de kwaliteit van juridische diensten en de toegankelijkheid daarvan juist te verhogen.
Waarom wil je tools inzetten in een juridisch proces?
Er zijn een aantal dingen waarin computers gewoon beter zijn dan mensen. Bijvoorbeeld het doorzoeken van grote bergen gegevens. Het steeds weer stellen van dezelfde vragen. Het exact bijhouden wie wanneer wat gezegd heeft.
Maar er zijn ook een aantal dingen die lastiger zijn met technologie. Zo kunnen computers moeilijk overweg met informatie die ambigu is, of waar er ruimte is voor interpretatie. Technologie is over het algemeen weinig creatief, en alleen van toepassing op exact die situaties waarvoor het ontworpen is. Technologie is bovendien niet voor iedereen toegankelijk en niet voor iedereen of in iedere situatie prettig te gebruiken. Tot slot zou je ook kunnen zeggen dat je bij de inzet van technologie de menselijke factor mist.
Goed, terug naar de vraag: Hoe maak je dan technologie die wel prettig werkt, en wel gebruikt wordt? Hiervoor moet je je als ontwikkelaar drie dingen afvragen:
- Wat wil je bereiken met een tool?
- Voor wie ontwikkelen we deze juridische tool?
- In welke situatie bevind de gebruiker zich?
Deze vragen licht ik hieronder verder toe.
Maak je doelstellingen concreet
Een tool kan alleen succesvol zijn als de doelstelling concreet is en duidelijk bijdraagt aan de behoefte van de cliënt. Een doelstelling als "het verbeteren van de toegang tot het recht" is niet concreet genoeg. Maar wat is dan wel een haalbaar en concreet doel? Wat mij betreft gaat het dan al snel over kleinere, meer concrete deelstappen uit een juridisch proces. Zo kun je bijvoorbeeld een tool maken waar mensen in een organisatie op een makkelijke manier kunnen checken of zij met een mogelijk datalek naar de juridische afdeling moeten.
Is je doelgroep duidelijk?
Het is belangrijk om je doelgroep duidelijk te hebben. Vraag jezelf af: Voor wie maken we deze tool? Met wat voor persoon hebben we te maken? De antwoorden op deze vragen heb je nodig bij het beoordelen van een aantal aspecten van je tool.
Ten eerste het kennisniveau. Wanneer je iets ontwikkelt ter ondersteuning van de juristen van een gemeente, is dit natuurlijk heel anders dan wanneer je een tool maakt die de burgers uit die gemeente zelf moeten kunnen gebruiken. En hoewel dit een open deur lijkt, is het in de praktijk soms lastig om je eigen perspectief even opzij te zetten.
Ten tweede het taalniveau. Zorg dat je een goed beeld hebt van de taalbeheersing van de gebruiker, en zorg vervolgens ook dat je voortdurend kijkt of je tool hier bij aansluit.
Als laatste is het belangrijk om rekening te houden met de mate waarin je gebruiker comfortabel is met het gebruik van digitale middelen. Het gebruik van digitale middelen is niet voor iedereen (of in iedere situatie) prettig. Je moet dus altijd kijken naar een alternatief.
De situatie van de gebruiker
De derde vraag die je jezelf moet stellen bij het maken van een slimme tool is: wat is de situatie van de gebruiker? Welk probleem probeert iemand op te lossen? Wat is de impact van het probleem op de gemoedstoestand van de gebruiker? Een persoon die zich in een situatie bevindt die grote persoonlijke gevolgen heeft, heeft andere behoeften dan iemand die met een meer zakelijk proces bezig is. Het maakt ook nogal uit in hoeverre iemand emotioneel betrokken is, en hoe groot de urgentie is.
Alles draait om persoonlijke dienstverlening
Wat wil je bereiken, voor wie wil je dat doen en in welke situatie bevind deze persoon zich? Misschien is het opgevallen dat we het verder niet hebben gehad over het soort tools of technologieën die je in kan zetten. Als je bovenstaande vragen helder hebt, kan je de invulling op veel manieren doen. In sommige gevallen zal het helpen als je een A.I. tool hebt, die snel alle jurisprudentie kan doorzoeken. In andere gevallen is een beslisboom handig, of juist een mooi legal design overzicht van de situatie van je gebruiker. En in deel van de gevallen zal de persoonlijke dienstverlening door een expert toch echt de beste keuze blijven.
