Vanaf 1 januari 2024 (de beoogde ingangsdatum) moeten werkgevers met 100 of meer werknemers jaarlijks rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit. Dit omvat het totaal door werknemers afgelegde zakelijke- en woon-werkkilometers. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft op 16 mei 2023 een handreiking gepubliceerd met praktische tips en methodes om aan de gevraagde informatie te komen.
Achtergrond
Eerder schreven wij al dat de rapportageverplichting voor werkgevers voorkomt uit het Klimaatakkoord. In het Klimaatakkoord is de afspraak gemaakt dat het personenverkeer dat is gerelateerd aan werk in 2030 met 1 megaton CO2 moet zijn gereduceerd. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zal op basis van de gegevens van werkgevers monitoren of het gestelde reductiedoel in 2030 wordt bereikt. Aanvankelijk was de beoogde inwerkingstredingsdatum 1 januari 2023. Omdat dit niet haalbaar bleek, is dit aangepast naar 1 januari 2024.
Handreiking voor werkgevers
De handreiking beschrijft wanneer een werkgever onder de rapportageverplichting valt, om welke gegevens het precies gaat en op welke wijze een werkgever deze informatie kan verzamelen. Als de gegevens volgens de handreiking worden verzameld, kan een werkgever volgens het Ministerie Infrastructuur en Waterstaat aantonen dat de werkgever zorgvuldig te werk is gegaan.
Uit de handreiking volgt onder meer:
- Een werkgever moet een opgave doen van het totaal aantal gereisde kilometers door werknemers per soort vervoermiddel en type brandstof. De volgende vervoersmiddelen worden onderscheiden: auto, motorfiets, bromfiets/scooter, (e-)fiets, lopen en openbaar vervoer. Reizen per vliegtuig, boot of schip zijn uitgezonderd van de rapportageverplichting.
- Ook moet worden aangegeven of het om zakelijke mobiliteit of woon-werkmobiliteit gaat. Zakelijke mobiliteit gaat om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkmobiliteit. Zakelijke mobiliteit bestaat uit zakelijke lease en/of eigen wagenpark, zakelijke mobiliteitsdiensten en zakelijke declaraties. Woon-werkmobiliteit gaat om het reizen van werknemers tussen hun woonplaats en de vaste werklocatie. Hieronder valt ook het reizen tussen verschillende vestigingen van een werkgever.
- Werkgevers hoeven de CO2-uitstoot niet zelf bij te houden, uit te rekenen of in te voeren. De berekening van de CO2-uitstoot vindt plaats op basis van de ingevulde gegevens per type brandstof en vervoermiddel. Deze kunnen worden ingevuld in een digitaal formulier. Op basis daarvan wordt een rapportage gemaakt. Deze geeft inzicht in waar de werkgever staat bij het verduurzamen van woon-werk en zakelijke mobiliteit en geeft ook praktische informatie over hoe de werkgever (verder) kan verduurzamen.
- De gegevens moeten vóór 1 juli van het volgende kalenderjaar zijn ingediend. Ter illustratie: de gegevens over 2024 moeten uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend.
- Werkgevers met minder dan 100 werknemers mogen vrijwillig rapporteren.
Tijdig actie vereist!
Er is geprobeerd de rapportageverplichting zo in te richten dat deze zoveel mogelijk aansluit op de bestaande administratie van een werkgever. Als de bestaande administratie nog niet direct de gevraagde gegevens kan leveren, dan geeft de handreiking tips om de administratie aan te passen of wordt een alternatieve methode gegeven. Aangezien 2024 het eerste jaar is waarover werkgevers moeten rapporteren, raden wij aan om op tijd te beginnen met de voorbereidingen.
