Een contract is een lap tekst vol met juridische formuleringen die alleen voor juristen interessant zijn. Een contract is een stuk papier dat je alleen uit de kast haalt wanneer er problemen zijn. Een contract is een verplichte hindernis die je moet nemen voordat je aan de slag kan met een project. Het zijn geluiden die niet onbekend zijn voor mensen die veel met contracten werken. Tegelijkertijd wil elke organisatie dat de processen rondom contracten goed geregeld zijn. De laatste jaren zien we dan ook vanuit verschillende invalshoeken mensen aan de slag gaan om contracten slimmer en toegankelijker te maken. Hierin zijn drie ontwikkelingen te onderscheiden.
Begrijpelijke contracten
Een eerste ontwikkeling die we zien, is dat er steeds meer aandacht is voor de vormgeving van contracten. Het doel is hierbij om het contract bruikbaarder te maken voor de mensen die het moeten tekenen. In de eerste plaats zorgt dit er voor dat er minder onduidelijkheid kan ontstaan over de overeenkomst. Daarmee breng je ook het aantal vragen en conflicten terug. In de tweede plaats zorgt het ervoor dat het contract een positieve ervaring met een organisatie is. Dit is vooral van belang in situaties waar de ondertekenaar geen juridische achtergrond heeft. Denk aan voorbeelden op het gebied van Arbeidscontracten of Influencer overeenkomsten.
Toegankelijke contracten
Het is ook van belang dat medewerkers snel aan een goede (concept) overeenkomst kunnen komen. Iedere jurist kent de situatie waar medewerkers niet willen wachten op de juridische afdeling en besluiten om een oud contract zelf even aan te passen. Strenger beleid helpt in dit geval helaas maar ten dele. Een tweede ontwikkeling die zichtbaar is, is dat contracten steeds beter beschikbaar worden gemaakt voor medewerkers.
Bij contracten, en zeker bij contracten die vaak voorkomen, is het vaak goed mogelijk om te bepalen wat de variabelen zijn en hoe het contract er met deze variabelen uit moet zien. Niet ieder contract hoeft helemaal opnieuw uitgedacht te worden. En hier ligt dus een kans om zaken efficiënter te doen. Zelf werken we vaak samen met juridische afdelingen met als doel contracten te automatiseren. Het resultaat is dan een tool waarmee medewerkers op elk moment een contract kunnen samenstellen dat past bij hun variabelen. Met deze tool kan de juridische afdeling er op vertrouwen dat het contract past binnen hun normen.
Bruikbare contracten
Niks is vervelender dan te moeten achterhalen welke afspraken je oud-collega jaren geleden heeft gemaakt met een leverancier. Of er pas bij de factuur achter komen dat de opzegtermijn voor die dure dienst al verstreken is. Veel organisaties hebben moeite om het overzicht op alle afspraken te houden. Contracten staan te vaak ergens op een gedeelde schijf of in een mailbox, zonder dat iemand bijhoudt wat de gemaakte afspraken zijn. Een derde ontwikkeling is dat er steeds meer aandacht is voor het beheren van contracten, oftewel contract lifecycle management. Er komen steeds meer tools op de markt die kunnen helpen bij het bewaren en bewaken van contracten. Bij de meer geavanceerde tools worden bestaande overeenkomsten zelfs automatisch gelezen en vastgelegd. Gebruikers kunnen makkelijk zoeken naar overeenkomsten en management informatie verzamelen. Ook krijgen ze vanzelf een notificatie als er een termijn dreigt te verstrijken.
De bovenstaande trends lossen alle drie een veelvoorkomend probleem op. Elk van deze oplossingen is bovendien binnen bereik voor de meeste juridische afdelingen. Het is dan ook te verwachten dat we de komende jaren flink wat vooruitgang op dit gebied gaan zien.
