Privacyverklaring sollicitanten

1. Inleiding

In deze Privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe en waarom Kennedy Van der Laan N.V. (hierna: “KVdL” of “wij”) uw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt wanneer u solliciteert bij KVdL. Aangezien het aanmelden voor (student)evenementen van KVdL via hetzelfde systeem geschiedt als een sollicitatie wordt met sollicitanten tevens deelnemers aan deze evenementen bedoeld. Deze Privacyverklaring dient gelezen te worden in samenhang met de Privacy- en cookieverklaring.

2. Rol van KVdL

In het algemeen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Dit betekent dat we bepaalde wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van onze verwerkingsactiviteiten. Deze Privacyverklaring dient ertoe u te informeren over hoe wij aan onze verplichtingen voldoen en invulling geven aan onze verantwoordelijkheden. Voor de leesbaarheid hebben we deze Privacyverklaring onderverdeeld in verschillende onderdelen, elk met een vraag. Ga naar de relevante vraag hieronder voor informatie over dat onderdeel.

1. Inleiding
2. Rol van KVdL
3. Hoe ontvangt of verzamelt KVdL uw persoonsgegevens?
4. Voor welke doeleinden verwerkt KVdL welke persoonsgegevens op welke juridische gronden?
5. Wanneer deelt KVdL mijn persoonsgegevens met derden?
6. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
7. Welke veiligheidsmaatregelen neemt KVdL om mijn persoonsgegevens te beschermen?
8. Hoe lang bewaart KVdL uw persoonsgegevens?
9. Wat zijn uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die KVdL verwerkt?
10. Hoe kunt u KVdL bereiken voor vragen of klachten?
11. Wat is het beleid van KVdL om deze verklaring aan te passen?

3. Hoe ontvangt of verzamelt KVdL uw persoonsgegevens?

Wij ontvangen de (persoons)gegevens rechtstreeks van onze sollicitanten, via opgegeven referenten en via derde partijen (zoals via een werving- en selectiebureau, een assessmentbureau en uitzendbureau). Indien KVdL voornemens is persoonsgegevens over u te verkrijgen via een derde, zal KVdL u daarover aanvullend en conform de geldende wet- en regelgeving informeren. Bovendien kunnen persoonsgegevens worden verzameld wanneer u voor de sollicitatie ons kantoorpand bezoekt.

4. Voor welke doeleinden verwerkt KVdL welke persoonsgegevens op welke juridische gronden?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

• contact- en basisgegevens, waaronder naam, adres, functietitel, titulatuur, telefoonnummer, KvK-nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres en andere contactinformatie;
• gegevens die door u worden verstrekt waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht alsmede gegevens betreffende opleidingen, voorafgaande dienstbetrekkingen en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie zoals ontvangen middels een cv, motivatiebrief, cijferlijsten, diploma’s, publicaties en/of na inwinning van informatie bij een referent;
• informatie die voortvloeit uit assessments en persoonlijkheidsvragenlijsten die we inwinnen als onderdeel van de sollicitatieprocedure;
• informatie die wij ontvangen in het kader van een pre-employement screening, waaronder een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit;
• video- en beeldmateriaal verkregen via de beveiligingscamera’s (CCTV) binnen onze kantoorpanden;
• overige gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden, voor zover we de persoonsgegevens voor dat doel hebben verzameld:

1. de geschiktheid van de sollicitant te beoordelen;
2. het garanderen van een efficiënte sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld door gegevens van de sollicitant te gebruiken om contact op te nemen, relevante stukken te delen met betrokkenen bij de sollicitatieprocedure (zoals gesprekspartners tijdens een sollicitatiegesprek) en het op een juiste manier afhandelen van een procedure (zoals de sollicitant in het systeem aan te merken als “afgewezen”, “aangenomen” of “opgenomen in talent-pool”);
3. antecedenten onderzoek te doen;
4. de afhandeling van de door u gemaakte onkosten (voor zover u voor een dergelijke vergoeding in aanmerking komt);
5. om u in de toekomst nogmaals te benaderen voor een ander (soortgelijke) functie bij KVdL, indien u niet wordt aangenomen voor de huidige functie waarop u solliciteert;
6. het handhaven van onze interne integriteit, de toegangscontrole en beveiliging van onze kantoorpanden en websites;
7. het kunnen beantwoorden en afhandelen van vragen, klachten of ander contact;
8. het kunnen verwerken van de aanmelding van een sollicitant voor een evenement en het kunnen voorbereiden, uitvoering geven aan- en afhandelen van een evenement waarvoor de sollicitant zich heeft aangemeld; en/of
9. de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:

• toestemming van de betrokkene (doel 5)
• de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst (precontractuele afspraken) met de sollicitant (doelen 1 en 3);
• de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij dienen te voldoen (doel 9);
• de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (doelen 2, 4, 6, 7 en 8).

De verwerking kan in sommige gevallen gebaseerd zijn op toestemming van u als sollicitant. In dergelijke gevallen heeft u het recht om de toestemming te weigeren zonder dat dit voor u nadelige consequenties heeft. We kunnen uw sollicitatiegegevens die zijn verstrekt in deze sollicitatieprocedure dan niet langer gebruiken om te bepalen of we u zullen benaderen voor toekomstige vacatures. Ook kunt u de gegeven toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen.

5. Wanneer deelt KVdL mijn persoonsgegevens met derden?

Toegang tot persoonsgegevens zal beperkt zijn tot die personen die de informatie nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verzameld zijn. Dit betreft personen van HR en andere personen die betrokken zijn in het werving- en selectieproces.

Daarnaast kan het zijn dat KVdL bepaalde persoonsgegevens uitwisselt met externe partijen, zoals:

• Leveranciers, waaronder aan een assessmentbureau, een bureau gespecialiseerd in pre-employementscreening of in het kader van een psychologische keuring. Wanneer er een pre-employement screening of psychologische keuring wordt uitgevoerd of een assessment wordt afgenomen, verkrijgen wij de resultaten daarvan van degene die het assessment of de screening uitvoert, van de keurende arts of psycholoog;
• Referenten die in de sollicitatiebrief of cv zijn genoemd ter verificatie van uw competenties; en/of
• als u daartoe toestemming heeft gegeven of als dit voortvloeit uit een wettelijke bepaling: andere derden.

Van externe partijen wordt verwacht en waar gepast contractueel vastgelegd dat zij de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens beschermen en persoonsgegevens alleen gebruiken voor het leveren van diensten aan KVdL en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

6. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor sommige van de hierboven gespecificeerde doeleinden kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER") bevinden. Enkele samenwerkingspartners (sub-verwerkers) van door ons ingeschakelde partijen zijn bijvoorbeeld gevestigd in de VS, waardoor verstrekking van uw persoonsgegevens buiten de EER plaatsvindt.

In dergelijke situaties zorgen wij voor passende waarborgen die in overeenstemming met de AVG een toereikend niveau van bescherming bieden voor uw rechten en vrijheden als betrokkene. Dit doen wij bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten voor gegevensoverdracht, of door uw persoonsgegevens enkel door te geven aan derden die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau waarborgen.

Indien u meer informatie wilt ontvangen over de internationale doorgifte van u persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de in onderdeel 10 genoemde contactgegevens.

7. Welke veiligheidsmaatregelen neemt KVdL om mijn persoonsgegevens te beschermen?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen die in overeenstemming met de AVG uw persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, waaronder door ervoor te zorgen dat:

• de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens is gewaarborgd en de integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens zal worden gehandhaafd;
• personeel is getraind in informatiebeveiligingsvereisten, en
• uw persoonsgegevens zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

Als u vermoedt dat uw persoonsgegevens niet voldoende beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van onbevoegd gebruik, verzoeken wij u ons hierover onmiddellijk te informeren via de in onderdeel 10 genoemde contactgegevens.

8. Hoe lang bewaart KVdL uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan nodig is om de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden te vervullen.

Van sollicitanten die tijdens de sollicitatieprocedure worden afgewezen, of die zichzelf terugtrekken uit de procedure, worden de gegevens automatisch verwijderd binnen 30 dagen. Indien u toestemming heeft gegeven, worden uw gegevens pas na een periode van 12 maanden verwijderd, zodat we u in gedachten kunnen houden voor toekomstige vacatures. Treedt u bij ons in dienst, dan worden uw gegevens onderdeel van het personeelsdossier en bewaard tot maximaal twee jaar na uitdiensttreding. U wordt hierover op de hoogte gesteld via een aparte kennisgeving die wij aan u verstrekken bij acceptatie van het dienstverband.

Van sollicitanten die zich hebben aangemeld voor een evenement, zullen de gegevens worden bewaard tot maximaal één maand nadat het evenement is afgelopen, tenzij zij toestemming hebben gegeven om in de talentpool te worden opgenomen.

Indien u meer informatie wilt ontvangen over het door ons gehanteerde bewaartermijnenbeleid, neem dan contact met ons op via de in onderdeel 10
genoemde contactgegevens.

9. Wat zijn uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die KVdL verwerkt?
Op basis van de AVG heeft u de onderstaande rechten die u kunt uitoefenen in het kader van onze verwerking van uw persoonsgegevens. Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via de contactgegevens opgenomen in onderdeel 10.

Recht op informatie
U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring voorziet in deze informatie. Mocht u eerder nadere informatie wensen dan kunt u KVdL hierom verzoeken.

Recht op inzage
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verzamelen en bewaren. Deze inzage omvat ook informatie over de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, hoe lang en waar zij worden bewaard en wie de persoonsgegevens ontvangt.

Recht op rectificatie
Wij doen ons best om te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist en volledig zijn. Mocht u toch van mening zijn dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, dan kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.

Recht op verwijdering
In bepaalde situaties heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens in strijd met de wettelijke kaders zijn verwerkt of als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en bewaard.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding geven, zijn bijvoorbeeld situaties waarin u de juistheid van de gegevens in twijfel trekt, of omdat u van mening bent dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en bewaard worden. Dit recht weerhoudt ons niet ervan om uw persoonsgegevens te blijven verwerken. Wij laten u weten wanneer de beperking wordt opgeheven.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U kunt persoonsgegevens die KVdL van u bewaart, in bepaalde gevallen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opvragen. Na ontvangst van de persoonsgegevens staat het u vrij om deze informatie over te dragen aan derden.

Recht op bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking hebben, zullen we uw persoonsgegevens niet meer verwerken wanneer u een bezwaar indient.

Recht om uw toestemming te herroepen
Wanneer de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om de verleende toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Na ontvangst van uw verzoek zal KVdL de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend direct stoppen. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen.

Let op: houd er rekening mee dat uw rechten in sommige gevallen niet absoluut zijn en dat we mogelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen. Wij zullen altijd per geval toetsen of hieraan uitvoering moet worden gegeven en zullen u hiervan op de hoogte stellen.

10. Hoe kunt u KVdL bereiken voor vragen of klachten?
Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, of uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen door middel van onderstaande contactgegevens. We helpen u graag.

• Kennedy Van der Laan N.V.
• Molenwerf 16
• 1014 BG Amsterdam
• Nederland
• E: privacy@kvdl.com
• T: +31 20 5506 666

Om u te kunnen identificeren, ontvangen we graag een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit, waarbij de (pas)foto en het BSN zijn gemaskeerd. Zodra we uw identiteit hebben gecontroleerd, verwijderen we de kopie.

Als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Voor meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens raadpleeg onze AVG-pagina of de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wat is het beleid van KVdL om deze verklaring aan te passen?
KVdL kan in de toekomst wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring. In dat geval zullen we de aangepaste Privacyverklaring op onze website (kvdl.com/privacy-statement) plaatsen. In geval van wijzigingen die u in aanmerkelijke mate kunnen treffen, zullen we ons best doen om u hierover direct te informeren. Alle wijzigingen worden van kracht zodra de verklaring is geplaatst op de website.

Laatst gewijzigd: 06-07-2022