Reduction of Reporting and Documentation Requirements and Alternative Disclosure in Mergers and Divisions

Op 1 juli 2011 zijn mede ter uitvoering van enkele Europese richtlijnen verscheidene procedurele voorschriften in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die zien op fusies en splitsingen van rechtspersonen gewijzigd. Door de wetswijzigingen wordt een aantal verslaggevingsverplichtingen die gelden bij bepaalde fusies en splitsingen afgeschaft en wordt, indien alle aandeelhouders hiermee instemmen, de mogelijkheid geboden af te zien van bepaalde verslaggevingsverplichtingen bij fusie en splitsing. Behalve in geval van een afsplitsing van een deel van het vermogen van een splitsende vennootschap naar een nieuw opgerichte verkrijgende vennootschap waarvan de aandelen in gelijke mate worden gehouden door de aandeelhouders van de splitsende vennootschap, lijkt het beoogde lastenverlichtende effect van deze wetgeving gering. Daarnaast wordt ook mogelijk gemaakt om in plaats van deponering ten kantore van de kamers van koophandel van documenten vereist onder de procedures voor fusie of splitsing van rechtspersonen, kopieën daarvan te plaatsen op de website van de Kamer van Koophandel en op de website van de vennootschappen. Op 1 juli 2011 zijn enkele bepalingen van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die zien op fusies en splitsingen van rechtspersonen gewijzigd. Deze wijziging werd vastgelegd in de op 12 mei 2011 aangenomen Wet tot wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ter uitvoering van richtlijn nr. 2009/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 16 september 2009 tot wijziging van de richtlijnen nr. 77/91/EEG, 78/855/EEG en 82/891/EEG van de Raad en richtlijn nr. 2005/56/EG wat verslaggevings- en documentatieverplichtingen in geval van fusies en splitsingen betreft (PbEU L 259). Deze Europese richtlijnen beoogden administratieve lastenbeperking tot het minimum dat noodzakelijk is om de belangen van andere belanghebbenden te beschermen, en dienden in alle lidstaten uiterlijk op 30 juni 2011 in nationale wetgeving te worden vastgelegd. De voorbereiding van de wet vond reeds plaats door het vorige kabinet en is uiteindelijk op 12 mei 2011 aangenomen. Door de wetswijzigingen wordt een aantal verslaggevingsverplichtingen die gelden bij bepaalde fusies en splitsingen afgeschaft en wordt, indien alle aandeelhouders hiermee instemmen, de mogelijkheid geboden af te zien van bepaalde verslaggevingsverplichtingen bij fusie en splitsing. De wetswijzigingen zijn samengevat de volgende:

• Geen schriftelijke toelichting bij een fusie: Het is geoorloofd om af te zien van de verplichting van het bestuur om in de schriftelijke toelichting bij de fusie de redenen voor de fusie met een toelichting uit juridisch, economisch en sociaal oogpunt te vermelden, indien alle leden of aandeelhouders van de fuserende rechtspersonen hiermee instemmen.
• Geen verplichting tot opmaken van tussentijdse vermogensopstelling bij een fusie of splitsing: De besturen van bij een fusie of splitsing betrokken rechtspersonen zijn vrijgesteld van de verplichting om (als meer dan zes maanden na balansdatum van de laatst vastgestelde jaarrekening zijn verstreken) een tussentijdse vermogensopstelling op te maken, indien zij reeds halfjaarlijkse financiële verslaggeving opmaken op grond van artikel 5:25d van de Wet op het financieel toezicht.
• Geen verplichting tot inlichting van de algemene vergadering en andere fuserende rechtspersonen: De besturen van bij een fusie of splitsing betrokken rechtspersonen hoeven, met instemming van alle leden of aandeelhouders van de fuserende rechtspersonen, de algemene vergadering en de andere te fuseren rechtspersonen niet in te lichten over gewijzigde omstandigheden die blijken na deponering van het voorstel tot fusie.
• Besluiten tot splitsing door het bestuur van de splitsende vennootschap: Indien de verkrijgende vennootschappen alle aandelen houden in de splitsende vennootschap, kan de splitsende vennootschap, tenzij de statuten anders bepalen, bij bestuursbesluit tot splitsing besluiten.
• Geen toelichting, tussentijdse vermogensopstelling, en geen accountantsverklaringen vereist bij een afsplitsing naar een bij de splitsing op te richten zustervennootschap: Bij een splitsing waarbij alle verkrijgende vennootschappen bij de splitsing worden opgericht en de aandeelhouders van de splitsende vennootschap, evenredig aan hun aandeel in de splitsende vennootschap, aandeelhouder worden van elk van de verkrijgende vennootschappen, gelden specifieke procedurele voorschriften niet. Het bestuur van de splitsende vennootschap hoeft dan de schriftelijke toelichting van de reden voor de splitsing niet op te stellen, noch (als meer dan zes maanden na balansdatum van de laatst vastgestelde jaarrekening zijn verstreken) een tussentijdse vermogensopstelling. Bovendien is het bestuur van de splitsende vennootschap vrijgesteld van de accountantsverklaring en –verslag omtrent de bij de splitsing toegepaste ruilverhouding, alsmede van de accountantsverklaringen die bevestigen (i) dat de door de op te richten verkrijgende vennootschappen te plaatsen aandelen zijn volgestort als gevolg van de splitsing en (ii) dat het behouden deel van vermogen van de splitsende vennootschap na de splitsing ten minste gelijk is aan haar geplaatste kapitaal met de wettelijke of statutaire reserves.

Behalve in geval van een afsplitsing van een deel van het vermogen van een splitsende vennootschap naar een nieuw opgerichte verkrijgende vennootschap waarvan de aandelen in gelijke mate worden gehouden door de aandeelhouders van de splitsende vennootschap, lijkt het beoogde lastenverlichtende effect van deze wetgeving gering. Van de overige wijzigingen zou de vrijstelling van de verplichting tot het opmaken van een tussentijdse vermogensopstelling bij een fusie of splitsing een aanzienlijke lastenverlichting hebben kunnen opleveren. Echter, omdat er in Nederland weinig vennootschappen zijn die vallen onder de reikwijdte van artikel 5:25d van de Wet op het financieel toezicht, is het lastenverlichtende effect van deze wijziging op fusie – en splitsingsprocedures niet groot. Daarnaast is ook op 1 juli 2011 in werking getreden de op 20 mei 2010 aangenomen Wet tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek en enkele andere wetten in verband met lastenverlichting voor burgers en bedrijfsleven. Op grond van deze wet zijn onder meer enkele bepalingen van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die zien op de deponeringsverplichting bij fusies en splitsingen gewijzigd. Voor het van kracht worden van deze wet was deponering ten kantore van de Kamer van Koophandel en van elk van de vennootschappen van het voorstel tot fusie of splitsing met alle overige voorgeschreven documenten vereist. Deze wijzigingen maken mogelijk om in plaats daarvan deze documenten openbaar te maken door het voorstel tot fusie of splitsing op de internetsite van de Kamer van Koophandel te plaatsen. Ook bij deze alternatieve vorm van openbaarmaking schermt de Kamer van Koophandel de handtekeningen en eventuele woonadressen af. De fuserende of splitsende rechtspersonen mogen er bovendien voor kiezen niet-openbare fusie- of splitsingsstukken elektronisch toegankelijk te maken via de eigen website en behoeven geen apart afschrift te verstrekken als de stukken van de website kunnen worden gekopieerd. De fuserende of splitsende rechtspersonen zijn niet meer verplicht in dat geval de stukken op hun kantoor ter beschikking te stellen van de leden of aandeelhouders. Meer vragen over wijzigingen in procedures van fusie of splitsing van rechtspersonen? Neem contact op met Jan Schouten.