Simplified adoption of annual accounts of BV’s may lead to unsolicited consequences for managing directors who are also shareholders of a BV

De vereenvoudigde vaststelling van de jaarrekening brengt lastenverlichting met zich mee. Het kan echter wel voor ongewenste situaties zorgen voor directeur- aandeelhouders. Directeur- aandeelhouders zijn zich hier niet altijd van bewust. Een kleine aanpassing in de statuten kan ongewenste situaties voor deze directeur- aandeelhouders voorkomen.

Introductie

Op 1 oktober 2012 is de Wet vereenvoudiging en flexibilisering BV-recht (“Wet Flex-BV”) in werking getreden. Eén van de wijzigingen ten gevolge van de Wet Flex-BV is een versoepeling van de wijze van vaststelling van de jaarrekening. Deze nieuwe regeling is alleen van toepassing indien alle aandeelhouders van de vennootschap tevens bestuurders zijn van de vennootschap. De wet schrijft voor dat het bestuur de jaarrekening binnen elf maanden na afloop van het boekjaar opmaakt. De bestuurders (en commissarissen) ondertekenen de jaarrekening en de algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening uiterlijk twee maanden na het opmaken vast. Acht dagen na de vaststelling moet de jaarrekening openbaar worden gemaakt. De jaarrekening moet dus uiterlijk dertien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar openbaar worden gemaakt. Deze regeling bestond voor 1 oktober 2012 en blijft ook na deze datum bestaan. Vanaf 1 oktober 2012 is echter voor directeur- aandeelhouders de nieuwe regeling (“de vereenvoudigde vaststelling”), op grond van artikel 2:210 lid 5 BW, van toepassing mits voldaan wordt aan twee additionele criteria:

• alle overige vergadergerechtigden moeten in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening; en
• alle overige vergadergerechtigden moeten met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd.

Artikel 2:210 lid 5 BW schrijft voor dat ondertekening van de jaarrekening tevens als vaststelling van de jaarrekening geldt. De vaststelling strekt daarnaast ook tot decharge aan de bestuurders (en commissarissen).

De vereenvoudiging leidt tot een lastenverlichting

De vereenvoudigde vaststelling heeft als voordeel dat er geen separate vergadering van aandeelhouders meer gehouden hoeft te worden om de jaarrekening vast te stellen en de bestuurders (en commissarissen) te dechargeren. De vereenvoudigde vaststelling lijkt hierdoor op een (welkome) lastenverlichting en dat is het in principe ook. Echter, het blijkt dat de vereenvoudigde vaststelling ook ongewenste gevolgen kan hebben voor de directeur- aandeelhouders.

Twee mogelijke ongewenste gevolgen

Ingeval van een vereenvoudigde vaststelling wordt de uiterste termijn om de jaarrekening openbaar te maken de facto verkort. In plaats van dertien maanden en acht dagen moet de jaarrekening na elf maanden en acht dagen openbaar worden gemaakt. De twee maanden tussen het opmaken en de vaststelling vervalt namelijk. In de praktijk betekent dit dat er een kortere publicatietermijn van toepassing is. Voor directeur- aandeelhouders die zich hier niet bewust van zijn kan dit ongewenste gevolgen hebben. Het niet tijdig openbaar maken van de jaarrekening kan bijvoorbeeld in geval van faillissement van de vennootschap, naar de letter van de wet, leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid. Naast dit gevolg, kan artikel 2:210 lid 5 BW ook voor een praktisch dilemma zorgen bij directeur- aandeelhouders. Vaststelling strekt namelijk tevens tot decharge aan de bestuurders (en commissarissen). Een directeur- aandeelhouder die niet wil meewerken aan een decharge van een mededirecteur- aandeelhouder (of een commissaris) komt in een juridische spagaat terecht. Aan de ene kant is hij wettelijk verplicht om de jaarrekening te ondertekenen, maar aan de andere kant wil hij de jaarrekening niet ondertekenen omdat dan de medebestuurder (of commissaris), die onbehoorlijk zijn taak heeft vervuld, automatisch gedechargeerd wordt.

Eenvoudige oplossing

Als oplossing voor het voorgaande kan in de statuten de vereenvoudigde vaststelling uitgesloten worden. In dat geval is artikel 2:210 lid 5 BW niet van toepassing en wordt de jaarrekening op traditionele wijze vastgesteld. Het is hierbij wel van belang dat de statuten zo snel mogelijk aangepast worden aangezien de Wet Flex-BV op basis van de invoeringswet directe werking heeft. Een kleine aanpassing van de statuten kan dus voorkomen dat een voor directeur- aandeelhouders ongewenste situatie ontstaat.