Employer's Right to Inspect Employees' Mailbox Subject to Consent

Kantonrechter Amsterdam 17 augustus 2012, LJN BX4940

De feiten

De Dienst Werk en Inkomen van de Gemeente Amsterdam (verder: ‘DWI’) krijgt klachten van klanten over haar bereikbaarheid, het niet voldoen aan terugbelverzoeken en het niet beantwoorden van e-mails. Daarom besluit zij ter verbetering haar Gedragscode te wijzigen waarbij een leidinggevende gerechtigd is tot (tijdelijke) inzage in de mailbox van haar werknemers. De OR is niet om instemming over dit besluit gevraagd en roept vervolgens de nietigheid van het besluit in en verwijst daarbij naar het instemmingsrecht zoals bepaald in art. 27 lid 1 onder k en l WOR.

De kantonrechter

De kantonrechter oordeelt dat bij DWI een Gedragscode geldt die bepaalt dat zij buiten situaties van een vermoeden van integriteitschending niet zonder toestemming van werknemer in zijn mailbox kan kijken. Door het besluit van DWI kan een leidinggevende nu ook buiten deze gevallen in de mailbox kijken. Dit betekent in feite een wijziging van de Gedragscode, waarvoor instemming van de OR nodig was.

Artikel 27 lid 1 onder l WOR

Art. 27 lid 1 onder l WOR ziet op een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van, of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. Het besluit van DWI is naar het oordeel van de kantonrechter niet direct gericht op die controle, maar kan er wel geschikt voor zijn. Niet uitgesloten is namelijk dat de leidinggevende bij een dergelijke controle zal stuiten op werkachterstanden van een werknemer. De leidinggevende krijgt hierdoor via een technische voorziening inzage in een mailbox van alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. Daarmee is aan alle criteria van onder l voldaan.

Artikel 27 lid 1 onder k WOR

Op grond van de Gedragscode kan werknemer zijn e-mail in beperkte mate gebruiken voor privédoeleinden. Daardoor is volgens de kantonrechter niet uitgesloten dat sprake is van ‘de bescherming van persoonsgegevens’ zoals bepaald in art. 27 lid 1 onder k WOR.

Conclusie

Bovenstaande betekent dat de OR instemmingsrecht had ten aanzien van het besluit. DWI had haar besluit tot wijziging van de Gedragscode op grond van artikel 27 lid 1 onder k of l WOR ter instemming moeten voorleggen aan de OR. Nu zij dit achterwege heeft gelaten is het een nietig besluit.

Tip

Controleer als werkgever goed of bepaalde voorgenomen besluiten instemmingsplichtig zijn. Een besluit tot wijziging van een reglement of protocol dat leidt tot een inzagerecht in de mailbox van werknemers kan al snel een instemmingsplichtig besluit zijn.