Kan een werknemer met het AVG-inzagerecht op ‘fishing expedition’?

Steeds vaker maken mensen gebruik van hun recht op inzage in hun persoonsgegevens onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Uit een enquête door de Autoriteit Persoonsgegevens bleek dat 86% van de ondervraagden bekend was met dit recht. Een werknemer kan een inzageverzoek indienen bij zijn werkgever. Maar wat kan een werknemer hiermee?

Op grond van de AVG heeft vrijwel iedereen een recht op inzage in zijn persoonsgegevens bij een organisatie. Dit recht bestond al onder voormalige Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Maar de komst van de AVG heeft bijgedragen aan de bekendheid ervan. We zien dat cliënten hier nu vaker mee te maken krijgen.

Het inzagerecht onder de AVG is (mogelijk) wel veranderd:

• Allereerst zijn aan de definitie van persoonsgegevens o.a. voorbeelden toegevoegd van gegevens die als “persoonsgegevens” kunnen kwalificeren, waaronder ‘identificatienummer’ en ‘online identificator’. Hoewel daarmee de reikwijdte niet verandert, wordt duidelijk dat deze gegevens onder dit begrip kunnen vallen.
  
• Ten tweede dient op grond van de AVG “een kopie” van de persoonsgegevens worden verstrekt. In artikel 35 WBP werd gesproken van “een volledig overzicht”. In deze uitspraak bepaalde het Hof van Justitie onder de oude Europese privacyrichtlijn (waarop de WBP was gebaseerd) al dat de betreffende organisatie niet verplicht was een afschrift te verstrekken van het originele document of bestand waarin de persoonsgegevens stonden, maar dat een volledig overzicht voldeed op basis waarvan de betrokkene zijn persoonsgegevens kan controleren op juistheid en rechtmatigheid. De vraag rijst of het woord “kopie” in de AVG deze conclusie anders maakt. Feit blijft dat de tekst van de AVG alleen een “kopie van de persoonsgegevens” verplicht, niet een kopie van het onderliggende stuk waarin de persoonsgegevens zijn opgenomen (zoals het personeelsdossier). Als een werkgever aangeeft dat het voor haar niet bezwaarlijk is om een kopie van het (gehele) personeelsdossier te sturen, kan een rechter dit verzoek wel toewijzen (ECLI:NL:RBMNE:2018:3624).
  
• Het inzagerecht is materieel gezien wel uitgebreid. De betrokkene moet over meer aspecten worden geïnformeerd als hij dit recht uitoefent, waaronder over de periode waarin de persoonsgegevens zijn opgeslagen.

Toch is het recht op inzage niet absoluut. In artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) zijn uitzonderingen opgenomen op grond waarvan organisaties het recht op inzage buiten toepassing kunnen laten. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om de (privacy)rechten van anderen te beschermen (zoals collega’s of klanten). Een werkgever kan een verzoek om inzage niet weigeren met het argument dat de gegevens al bij de werknemer bekend zijn (ECLI:NL:RBDHA:2018:10910).

Uitoefening van het inzagerecht kan voor een werknemer behulpzaam zijn om informatie (over zichzelf) te verzamelen, bijvoorbeeld voor dossieropbouw voor een procedure. Toch betekent dit niet dat een werknemer ongelimiteerd kan hengelen naar stukken waarin zijn of haar persoonsgegevens voorkomen. Vaak mogen of hoeven organisaties – ook onder de AVG – niet een kopie te verstrekken van de onderliggende stukken waarin de persoonsgegevens zijn vervat, zoals het personeelsdossier.

• Wees als werkgever alert bij een inzageverzoek; verzoekt de werknemer om inzage in zijn persoonsgegevens of is het een gespecificeerd verzoek om inzage in zijn persoonsgegevens in het personeelsdossier?
• Als een werknemer verzoekt om inzage in zijn persoonsgegevens, dient ook inzage te worden gegeven in persoonsgegevens die over hem in een andere hoedanigheid wordt verwerkt, bijvoorbeeld als klant. Een werkgever kan wel vragen het verzoek te specificeren.
• Als een werknemer verzoekt om een kopie van het personeelsdossier, weet dan dat niet is gezegd dat uw organisatie verplicht is om alle documenten uit het personeelsdossier te verstrekken. De AVG verplicht alleen een kopie te geven van de persoonsgegevens daarin.
• Hou er tot slot rekening mee dat de werkgever in beginsel binnen een maand aan een inzageverzoek moet voldoen.

De AVG is op 25 mei 2019 één jaar van kracht. Wat zijn en worden belangrijke aandachtspunten voor HR-functionarissen en arbeidsjuristen? Op 11 juni bent u van harte welkom op ons kennisseminar 1 jaar AVG.